Carissimi Atleti ed Amici di Elbaman,
è certamente con rammarico e tristezza, ma anche con una grande consapevolezza dei fatti e delle situazioni, che scrivo, a nome di tutto lo Staff, questo comunicato.

Spero abbiate la voglia di leggere e comprendere fino in fondo quanto vogliamo condividere.

Come avevamo anticipato a Marzo, allora con uno scritto più di natura scaramantica che altro, il mese di Giugno sarebbe stato quello in cui avremmo preso decisioni in merito ad Elbaman 2020. E’ ora di mantenere la promessa fatta.

Purtroppo la decisione, che non avremmo mai voluto prendere, è ora definitiva: Elbaman 2020 viene cancellato e la XVI edizione si terrà nel 2021. La data è ancora da fissare in modo definitivo, ma molto probabilmente sarà quella usuale di fine settembre, ovvero il 26.09.2021.

Come condiviso a Marzo, questo momento rappresenta il limite massimo entro il quale si è potuto continuare a organizzare l’evento esaurendo le risorse di fondo cassa, senza minimamente toccare le quote di iscrizione ricevute.

Ad oggi, in massima trasparenza, grazie ad un lavoro di “dettaglio” abbiamo già speso circa 18mila euro, ma “solo” 6000 sono “a perdere”, ovvero spesi per materiale o servizi non riutilizzabili nella prossima edizione.

Certo non ci fa piacere azzerare il fondo cassa, che ci permette di affrontare imprevisti e aumenti non programmati, ma cerchiamo sempre di mettere gli atleti al primo posto. Ci siamo permessi, tuttavia, di inserire tra le vostre opzioni anche la possibilità di lasciare una donazione per sostenere l’organizzazione.

Leggendo queste righe, sicuramente, molti di voi penseranno varie cose tra cui “è troppo presto per decidere, potrebbe essere possibile gareggiare” oppure “con adeguati palliativi ed adattamenti la gara si potrebbe fare”, etc..

Come potete immaginare la decisione non è stata semplice da prendere, ma vogliamo mantenere una certa serietà. Per prima cosa vogliamo concedervi la possibilità di essere rimborsati al 100%, e in seconda istanza crediamo che il lavoro organizzativo dei nostri volontari debba essere un piacere prima che un “dovere”.

Molti sanno che non lo facciamo per un ritorno economico, pressoché nullo, ma per il piacere di vedere gli atleti felici di raggiungere il proprio traguardo e portare con sé un’esperienza unica. A questo si unisce il piacere, anche nostro, di passare un lungo weekend insieme ad uno staff fatto più da amici che da collaboratori.

Tutto quanto vorremmo farvi vivere, non ci pare quest’anno sia possibile in quanto l’evento dovrà essere giocoforza modificato e in gran parte snaturato. Questo rappresenta un enorme macigno sulla nostra volontà e carica emotiva nel voler organizzare Elbaman.

Personalmente, inoltre, mi sento responsabile per lo staff e loro famiglie e non sono assolutamente certo di non esporlo a rischi ben più grandi di quelli a cui sono normalmente esposti per la loro volontà di partecipare all’organizzazione.

A questo si sommano alcuni aspetti pragmatici molto importanti:

- Ad oggi non esistono, o non sono note, linee guida e direttive riguardo l’eventuale possibilità di organizzare eventi di massa e non si sa come e quando si avranno notizie certe;

- Ammesso arrivino direttive e norme, abbiamo fondato motivo di temere che il nostro budget non sarebbe in grado di affrontare le spese di adeguamento organizzativo e infrastrutturale;

- Una certa, importante, percentuale del nostro staff ha comunicato di non poter essere presente (problemi personali e/o di ferie lavorative non concesse). Tra questi, alcune persone fondamentali e non sostituibili nel giro di poche settimane;

- Un eventuale contagio sviluppatosi durante e/o all’interno dell’evento vedrebbe una enorme responsabilità penale (e non civile) dell’organizzazione. Questo punto è critico per tutti, ma soprattutto per chi come noi organizza un evento per piacere e non per lavoro;

- Vista la situazione economica instauratasi, molti dei nostri supporter non potranno contribuire nella maniera usuale con un mancato introito di svariate piccole sponsorizzazioni monetarie che danno, sommate, un sostanzioso supporto all’evento.

Se vogliamo che Elbaman abbia un futuro anche migliore, meglio non forzare le cose. Perdere un anno ora, noi lo sappiamo bene, sarà ripagato dalla gioia degli anni a venire.

Premesso tutto ciò, a lungo abbiamo studiato tutte le opzioni per dare agli atleti iscritti il più ampio spettro di possibilità e vantaggi. Sono scaturite 4 opportunità di scelta.

Ognuno di voi riceverà un’e-mail da Nextrace entro i prossimi giorni, da cui potrà accedere alla propria area privata e compilare i campi necessari.

Controllate anche lo spam, ma in caso non la riceviate contattate Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.

Attenzione! È obbligatorio entrare nel sistema ed effettuare la propria scelta, il termine ultimo è il 15 luglio, una non-scelta non equivale ad un mantenimento dell’iscrizione o ad una scelta di default.

SCELTE POSSIBILI

a) rimborso al 100% della quota versata (1)

b) rimborso (1) della quota versata, da cui l’organizzazione è autorizzata a trattenere 50€ quale acconto di pre-iscrizione per l’edizione 2021 (2)

c) rimborso (1) della quota versata, da cui l’organizzazione è autorizzata a trattenere 50€ quale acconto di pre-iscrizione per l’edizione 2021 (2) ed ulteriore trattenuta di 50€ quale donazione volontaria per sostenere le spese organizzative dell’edizione 2020 annullata

d) rimborso (1) della quota versata, da cui l’organizzazione è autorizzata a trattenere 50€ quale donazione volontaria per sostenere le spese organizzative dell’edizione 2020 annullata

NOTE

(1) Il rimborso completo è considerato sulla quota di iscrizione versata. Non viene rimborsato il 5% aggiuntivo pagato all’atto dell’iscrizione e dovuto al costo del servizio. Esempio: se la quota di iscrizione versata è stata pari a 210€+5% ovvero transazione = 220.5€, vengono rimborsati 210€.

(2) L’atleta riceverà per e-mail, successivamente al rimborso, un ticket per l’iscrizione formale all’edizione 2021, utilizzabile dopo l’apertura delle iscrizioni.

Il ticket:

- Garantisce uno sconto di 20 euro sulla quota in vigore. (esempio: quota 200€ - 50€ ticket – 20€ sconto = 130€ da pagare all’atto dell’iscrizione)

- Da garanzia, entro il termine di validità del ticket stesso, di un posto anche in caso di sold-out

- È valido solo per l’edizione 2021 di Elbaman e termina la propria validità 2 (due) mesi dopo l’apertura delle iscrizioni. La validità è prorogata a 4 (quattro) mesi per gli atleti che hanno scelto di donare 50€ a sostegno all’organizzazione (opzione c)

- Può essere utilizzato su qualsiasi delle gare in programma (Elbaman – Elbaman73 – Elbaman staffetta)

- Non è nominale, ovvero può essere ceduto/venduto a terzi senza comunicarlo all’organizzazione

- È rimborsabile, detratti 10€ per spese di segreteria, entro 30 giorni dalla data di apertura iscrizioni.

Chiudiamo rispondendo ad una domanda che molti si staranno facendo: perché non è semplicemente offerta la possibilità di spostare l’iscrizione all’anno successivo?

Questo è dovuto al fatto che non siamo in grado di ipotizzare oggi le quote di iscrizione del 2021. Non appena avremo informazioni certe sarà nostra premura aprire al più presto le iscrizioni.

Con la quota di pre-iscrizione ed il ticket, ogni atleta ha poi la facoltà di rimborso o cessione a terzi se il suo programma gare o i costi connessi non si adattassero più alle personali necessità e valutazioni.

In questo modo crediamo siano tutelati al massimo sia gli interessi degli iscritti che dell’organizzazione.

Certi che vorrete essere ancora con noi in un magnifico Elbaman 2021, vi abbracciamo tutti virtualmente come siamo usi fare sul traguardo del vostro, nostro Elbaman.

Elbaman 2020, le parole dell'organizzatore Marco Scotti